Konkurrenspräglad dialog möjliggör agil offentlig upphandling

Publicerad 17 november, 2017
Att välja nytt systemstöd är inte lätt. Ännu mer komplicerat blir det om valet ska genomföras enligt Lagen om Offentlig upphandling. Med den nya metoden KPD ges offentliga verksamheter, likt den privata sidan, möjlighet att bedöma alternativa lösningar och testa olika IT-verktyg innan man väljer det mest effektiva och ändamålsenliga arbetssättet. Metoden ställer lite högre krav på dokumentation, kommunikation och likabehandling än de traditionella förfarandena, men det vägs upp av ett klart större mervärde för verksamheten.

Under det senaste året har jag haft nöjet att bistå en av våra mest välkända myndigheter i upphandlingen ett nytt systemstöd för budget- och prognoshantering. Projektet som påbörjades för två år sedan har efter genomförd förstudie och upphandling gått in i förverkligande genom införande av valt systemstöd.

Som så många andra organisationer hade ledningen beslutat att lämna ett egenutvecklat verktyg då det med tiden blev det allt svårare att hålla lösningen up to date inom en rimlig budget. Man siktade istället in sig på ett så kallat standardsystem. Att välja nytt systemstöd är dock inte lätt. Ännu mer komplicerat blir det om valet ska genomföras enligt Lagen om Offentlig upphandling (LOU). Detta då LOU traditionellt sett kräver att organisationen redan i upphandlingsfasen ska kunna precisera exakt vilka funktioner som efterfrågas. Det vill säga innan man vet vilka möjligheter som verktygen rymmer i form av effektivare och mer ändamålsenliga flöden och arbetssätt.

Min kund valde emellertid en annan, mindre begränsande, och mer agil väg framåt. Istället för att nyttja befintliga ramavtal beslutade ledningen att genomföra en egen upphandling och då med en för organisationen ny och oprövad upphandlingsmetodik, konkurrenspräglad dialog (KPD). Metoden innebär att den upphandlande organisationen inte måste ha en klar kravspecifikation då man påbörjar projektet. Hela syftet är att utvalda leverantörer och beställaren kan diskutera behoven och testa olika former av lösningar i en dialogfas innan den formella delen av upphandlingen påbörjas. Det innebär att man vid sammanställningen av ett förfrågningsunderlag och kravspecifikation har en mycket bättre uppfattning av vad marknaden har att erbjuda och hur en lösning kan se ut.

För bästa möjliga utfall genomfördes så kallade ”Proof of Concept” övningar för att testa lösningarna med realistiska förutsättningar. Efter en öppen ansökningsprocess valdes tre leverantörer att delta i dialogfasen. Dessa fick tillgång till en datakälla med huvudbok och statistik som man kunde nyttja för att konfigurera sina system. Respektive leverantör demonstrerad sina lösningar under sammanlagt fem dialogmöten med olika teman och representanter från organisationen. Efter varje möte diskuterades och summerades intrycken. KPD-metoden innebär också att man kan välja bort lösningar som man bedömer inte kommer att kunna motsvara kommande krav. Efter dialogmöte tre reducerades antal leverantörer därmed ner till två som sedan inbjöds att lämna anbud.

Vid en summering av hela processen med KPD-förfarandet kan konstateras att det varit mycket positivt. Dialogfasen har möjliggjort en bedömning av både system och av leverantörernas organisation och kapacitet med en stor delaktighet från myndighetens medarbetare. Denna breda involvering har dessutom skapat en positiv bieffekt i att organisationens förändringsarbete kunnat påbörjas redan i ett tidigt skede

För egen del ser jag fram emot att vägleda fler organisationer genom metoden då den möjliggör för offentliga verksamheter, likt den privata sidan, att bedöma alternativa lösningar och testa olika IT-verktyg innan man väljer det mest effektiva och ändamålsenliga arbetssättet. Metoden ställer lite högre krav på dokumentation, kommunikation och likabehandling än de traditionella förfarandena men det vägs upp av ett klart större mervärde för verksamheten.

Magnus Fritsch Av Magnus Fritsch

Kommentera