Processarbetet är en lagsport

Publicerad 12 juni, 2017
Härom veckan var det Göteborgsvarvetvecka i stan. En riktig löparfest med såväl individuella lopp som stafettlopp. Petra Bredehorst och Hanna Westberg gör sin debut på Ekan Managements blogg genom att reflektera över likheterna mellan Stafettvarvet och en verksamhetsprocess och därigenom belysa vikten av lyckade överlämningar mellan processteg.

Det är ingen radikal nyhet att det är av yttersta vikt att organisationer förstår sina processer och hur processtegen påverkar varandra. Trots att enskilda processteg optimeras är suboptimeringar envist återkommande. Därmed tåls det att ännu en gång betona hur viktigt det är att ta hänsyn till såväl föregående steg som efterföljande steg, samt övergripande processmål, när man vill analysera och förbättra sin verksamhet.

Idrott är ofta en tacksam jämförelse för att belysa organisatoriska problem, inte bara för att den bedrivs i lagform och genomsyras av en kämparanda som organisationer drömmer om att kunna överföra till en organisationskultur, utan också för att det är ett lysande samhällsexempel på där samverkan inte bara fungerar utan är relativt optimerad. Ta stafett som exempel. I Stafettvarvet (en del av Göteborgsvarvet) sprang fem löpare fyra kilometer vardera genom Slottsskogen. Säg att stafettlagets gemensamma mål hade varit att förflytta stafettpinnen 20 kilometer på 2 timmar, då måste varje enskild löpare springa 4 kilometer på i snitt 24 minuter. Hur framgångsrikt skulle stafettlaget bli om löparna bara optimerade sitt eget processteg, utan att se till hela processen? Någon löpare kanske skulle stanna på 4-kilometersstrecket, utan att säkerställa att stafettpinnen lämnats över till efterföljande löpare. En annan löpare kanske skulle börja springa exakt 24 minuter efter föregående löpare, utan att ha mottagit stafettpinnen.

I idrottens värld kan något sånt tyckas helt osannolikt, men i många organisationer händer det ofta att misslyckade överlämningar och ouppfyllda processmål skylls på föregående processteg. I fallet med löparna är det såklart lätt att klandra den som sprang iväg för tidigt, trots att det i detta fall är ganska uppenbart att det finns ett gemensamt ansvar för processen, något som blir ännu svårare när överlämningarna inte är fysiska och dessutom har en tidsmässig fördröjning. I en stafett ges även en direkt leveransbekräftelse, men tänk hur det skulle se ut om överlämnande löpare lade ner stafettpinnen på 4-kilometerslinjen och sedan lät mottagande löpare hämta upp den bäst den vill! Om det gemensamma målet är att förflytta stafettpinnen 20 kilometer på 2 timmar, spelar det ju ingen roll hur fort stafettlaget springer om de inte får med sig stafettpinnen.

Exemplet belyser att en överlämning handlar lika mycket om att ta emot som att lämna över och att kommunikation och återkoppling mellan processteg är avgörande för ett bra resultat. Men kan man på något sätt säkerställa överlämningar? Ett sätt kan vara att införa en kontrollfunktion. Kontrollprocesser kan dock i många fall ses som ett extra steg snarare än en hjälp att spara tid och öka kvalitet senare i processen. Om stafettlaget hade en kontrollant som ansvarade för överlämningarna av stafettpinnen från en löpare till en annan skulle det förmodligen gå bättre än i det ovan beskrivna exemplet, men i just detta fall är det nog trots allt bättre att lägga kontrollansvaret på utförarna, dvs. löparna.

Vi är övertygade om att den absolut viktigaste faktorn för framgångsrika överlämningar är att skapa en gemensam förståelse i verksamheten för hur den övergripande processen ser ut och hur de olika processtegen bidrar till det övergripande målet. Deltagarna/medarbetarna bör själva motiveras att uppmärksamma och åtgärda när överlämningar brister. De behöver kanske också förses med verktyg och mandat för att efterhand ändra sitt agerande och närma sig målet. Så hur uttjatat det än kan tyckas, kommer vi att med outtröttlig energi och engagemang att fortsätta hjälpa våra kunder med att kartlägga, utveckla och kommunicera kring processer, och därmed bidra till att skapa de vinnande lagen.

Hanna Westberg Av Hanna Westberg

Kommentera