Publicerad: 2008-09-26
AB Bostäder i Borås har vässat sin verksamhet
AB Bostäder i Borås startade 2006 ett
arbete med att ersätta sitt fastighetssystem som man använt i 15
år. Bakgrunden till bytet var att systemet inte gav det stöd
åt verksamheten som behövdes. Företaget efterfrågade ett nytt
systemstöd i kombination med nya arbetssätt.
-Vi hade ett behov av att få ett bättre systemstöd i våra
processer för en ökad kundnytta samt ökad intern effektivitet och
färre manuella rutiner. Dessutom hade vi svårt att få en
samlad bild över informationen vi behövde. Ekan fick uppdraget att
projektleda arbetet med att upphandla och införa ett nytt
fastighetssystem samt utveckla effektivare arbetssätt, säger Klas
Johansson, IT-chef och intern projektledare.
Kundportal för bättre service till nya
kunder och befintliga hyresgäster
Ett resultat av förändringsarbetet som genomfördes var
införandet av en webbtjänst för uthyrning och
felanmälan.
-Nu kan våra hyresgäster uträtta ärenden, till exempel göra
felanmälningar och hitta information om kontrakt eller ekonomisk
status när helst det passar oberoende av några telefontider eller
liknande, berättar Madeleine Carlsson, arbetsledare Bobutik, och
fortsätter:
-Utan att vi har marknadsfört uthyrningstjänsten är det många
nya kunder som använder den, sannolikt för att det är ett enkelt
sätt att söka lägenhet. Innan vi lanserade tjänsten befarade vi att
vi inte skulle nå alla kunder men det har visat sig att de allra
flesta tycker att tjänsten fungerar riktigt bra. Förutom att vi
erbjuder kunderna våra tjänster på nya sätt har vi också
effektiviserat de interna processerna. Information som efterfrågas
har blivit lättåtkomlig i systemet.
-Tidigare var informationen spridd i olika källor, bland annat i
pärmar och i huvudet på oss. Förändringen innebär också att vi fått
mycket mindre hantering av brev, mycket av informationen kan
hanteras via e-post vilket innebär lägre kostnader samt ett mer
miljövänligt alternativ. Bland annat är hanteringen av
studentlägenheter helt automatiserad från att en student
registrerar sig som intresserad av en lägenhet till det
elektroniska kontraktet på en studentlägenhet.
Mobilitet ger nöjda kunder och intern effektivitet
Processen för hantering av arbetsordrar sågs över vilket
resulterade i att samtlig personal på fältet började arbeta på nytt
sätt med mobilt stöd.
Reparatören Christer Pettersson berättar hur mobiliteten har
förändrat hans vardag:
-Genom att arbeta med arbetsordrar i mobiltelefonen kan
arbetsdagen planeras bättre. Jag får ut arbetsordrarna direkt i
telefonen, informationen uppdateras löpande vilket innebär att man
inte behöver åka så mycket fram och tillbaka mellan kontoret och
hyresgästerna utan att man kan planera sina arbeten på ett
effektivt sätt. Arbetet med arbetsordrar i telefonen kom igång
snabbt och alla oberoende av förkunskaper hade lätt för att lära
sig det nya mobila arbetssättet.
Med handdatorn som stöd har
arbetet på fältet förbättrats.
Att mobiliteten har fått positiva effekter märks även på
kontoret. Driftadministratören Anne Gabrielsson berättar:
-Vi har redan fått positiv respons från hyresgästerna. Tidigare
kunde det ta 2-3 veckor innan en arbetsorder åtgärdades. Nu
åtgärdas det mesta samma dag!
Kundundersökningen visade också tydligt att kundnöjdheten stigit
tack vare de nya arbetssätten med mobilt stöd. Nästa steg för AB
Bostäder I Borås är att knyta leverantörerna närmare sig genom att
dra igång en Entreprenörswebb. Tanken är att AB Bostäder i
Borås publicerar beställningar på webben som entreprenörerna kan
kvittera och också återrapportera efter utfört arbete.
Samlad och lättillgänglig information
Informationen är mer samlad och lättillgänglig än tidigare. Nu när
mycket utav nya arbetssätt etablerats i verksamheten står man inför
nya utmaningar. Bland annat siktar AB Bostäder i Borås på att
utveckla sättet att följa upp verksamheten.
-Ribban höjs hela tiden, när man ser hur mycket som är möjligt
att göra blir man sporrad att tänka vidare och utveckla arbetssätt
och system ytterligare, säger Madeleine Carlsson.
Vill du veta mer eller att vi förmedlar en kontakt
till AB Bostäder i Borås, kontakta oss!
Magnus Wernqvist, 031-761 60
04
Petra Ericsson, 031-761 60
11
Eller på
förnamn.efternamn@ekan.com