Nytt hyressystem
Utmaning
Koncernens system för kontrakts- och hyresadministration var föråldrat och hade dessutom ganska låg tillgänglighet.
När företagets uthyrningsprocess skulle utvecklas uppkom krav på funktionalitet som det befintliga systemstödet inte hade. Koncernens bolag uppvisade dessutom skillnader i hur de matade in data och tolkade facktermer och begrepp. Det påverkade både kvaliteten på informationen och möjligheten till integration bolagen emellan.
Utmaningen låg i att, på ett effektivt och kontrollerat sätt, införa ett nytt systemstöd för som var gemensamt för hela koncernen.
Samtidigt skulle man utforma ett enhetligt arbetssätt och systemanvändande. Uppdraget bestod i att ta fram en kravspecifikation, genomföra upphandling och införa systemstödet samt utarbeta rutiner för kontrakts- och hyresadministration.
Tillvägagångssätt
Genomförandet omfattade följande huvudaktiviteter:
• Utforma en kravspecifikation för ett nytt system baserat på processbeskrivningar.
• Utforma upphandlingsunderlag, utvärdera och upphandla system.
• Implementera systemet inklusive konverteringar, integrationer och konfigurering.
• Genomföra tester.
• Utforma rutiner och riktlinjer för kontrakts- och hyresadministration.
• Koordinera systembytet med koncernens befintliga datalager.
• Överlämna systemet till förvaltning.
Uppdraget genomfördes i projektform där personalen arbetade i olika konstellationer av arbetsgrupper och referensgrupper. Kravställandet på och konfigureringen av systemet genomfördes med hjälp av workshops.
Effekt och förbättring
Genomgången av processen, begrepp och arbetsrutiner resulterade i ett systemstöd som var gemensamt för hela koncernen med gemensamma modeller och enhetliga rutiner och begrepp. Detta gav samordningsfördelar för alla bolagen som till exempel:
• En ökad datakvalitet
• Förbättrade integrationer med andra system inom koncernen
• Ökad möjlighet till analys och jämförelser
• Ökad möjlighet till kompetensöverföring inom koncernen
• En mer kostnadseffektiv systemförvaltning