Upphandling och införande av nytt systemstöd
Utmaning
En av Sveriges större städer skulle upphandla och införa ett nytt systemstöd med tillhörande processutveckling för välfärdssektorn.
De valde att anlita Ekan för att projektleda arbetet från start till mål. Välfärdsområdet omfattade ca 15 000 medarbetare och projektet delades in i tre steg;
1. Förstudie och upphandlingsunderlag
2. Upphandling och verksamhetsförberedelser
3. Implementering
Tillvägagångssätt
Steg 1 började med en nulägesanalys av befintliga processer och system. Med utgångspunkt från den, och med hjälp av organisationen, togs kravspecifikationer fram inom funktion och integration, säkerhet och teknik.
Sen gjordes en beskrivning av verksamhetens krav, mål och övergångsfrågor angående det nya systemet. Efter det en nyttoanalys och en plan för nyttoleverans. Till sist jämfördes kravbilden med tänkbara standardsystem på marknaden och en undersökning av förutsättningarna för att använda sig av dessa.
Resultatet blev ett tekniskt och juridiskt komplett, väl förankrat, upphandlingsunderlag.
Steg 2 innebar att Ekan tillsammans med uppdragsgivarens juridiska enhet genomförde en upphandling enligt lagen om offentlig upphandling.
Sedan påbörjades projektledning av arbetet inför införandet av systemet i kommunen. Förberedelserna handlar bland annat om att skapa förståelse för det nya systemet och dess funktion i organisationen. Det inkluderade även att stödja verksamheterna i utvecklingen av gemensamma processer och arbetssätt för att kvalitetssäkra arbetet i införandefasen.
Steg 3 ligger fortfarande framför oss. Projektet skall vara implementerat och mottaget av verksamheten under kvartal 4, 2008.
Effekt
När detta projekt är genomfört förväntar sig uppdragsgivaren ha uppnått en hög kvalitet i verksamheten genom en enhetlig, tillgänglig och säker IT-infrastruktur.
De ska ha ett väl fungerande och användarvänligt IT-stöd som stödjer verksamhetens processer och är baserat på ett eller flera standardsystem på marknaden. De ska också ha fått ett system med möjligheter för framtida verksamhetsutveckling och verktyg för analys och uppföljning.
Ökade möjligheter till utvecklingssamarbete och samverkan till exempel inom vården, både internt och med aktuellt landsting. Dessutom ska de effektiva stödprocesserna resultera i konkurrenskraftiga drifts-, förvaltnings- och utvecklingskostnader.