Bedömning av de gemensamma funktionernas effektivitet
Utmaningen
Kunden stod inför flertalet förändringar som skulle komma att påverka deras framtida verksamhetsansvar och organisation. Dessa förändringar resulterade i att det administrativa stödet inom organisationen måste anpassas till de nya förutsättningarna.Det var därmed av intresse att se om det fanns specifika områden inom de gemensamma funktionerna, det vill säga ekonomi, personal och IT, som ordentligt borde ses över. Det var även av intresse att få en bild över hur verkets administrativa stöd ställde sig i förhållande till marknaden. Kärnan i projektet blev därmed en översyn av det administrativa stödets effektivitet i förhållande till andra organisationer med liknande förutsättningar, en så kallad benchmarkingstudie.
Tillvägagångssätt
Viktigt i den jämförande studien var att initialt arbeta fram och besluta med kunden om nyckeltal relevanta för jämförelsen. För att få en tillförlitlig jämförande analys samt möjligheten att kunna urskilja förbättringsområden bör man i första hand använda sig av nyckeltal som inte är baserade på kostnader. Kostnadsbaserade nyckeltal kan leda till icke tillförlitliga analyser, vilket skulle varit för riskabelt att basera de vidare förändringarna av organisationen på. Istället utarbetades neutrala mått, där risken för skild värdering och skild utformning av beräkningarna var mindre, och som gav mer information om organisationens processer. De neutrala måtten kunde exempelvis vara tidsbaserade av typen ”totalt antal dagar (alt. timmar) från mottagande av faktura till dess faktura är betald” eller frekvensbaserade mått av typen ”antal användare per driftpersonal (IT serverdrift)". Efter beslut om vilka nyckeltal som var av värde för kunden samt vilka organisationer som skulle delta i studien, både offentligt och privat ägda, påbörjades arbetet med att besöka de utvalda organisationerna för intervjuer. Efter att intervjuerna hade slutförts analyserades och sammanställdes informationen.
Effekt och förbättring
Studiens resultat betraktades som mycket användbart. Det kunde urskiljas att det fanns specifika områden som behövde utvecklas och kunden kunde då även ta del av hur andra organisationer utvecklat dessa områden. Det fanns även områden där organisationen låg bra till i förhållande till marknaden. Det som gav såväl slutkund som övriga deltagande organisationer något litet extra var att kunna se vilka de andra jämförande organisationerna var. Vid traditionella benchmarkingstudier fylls frågorna oftast i via ett frågeformulär utan någon större förståelse för organisationens processer, att de jämförande organisationerna är anonyma, samt att man enbart kunnat mäta sig med ett index. I denna benchmarkingstudie kunde se vilka organisationer som deltog, hur de arbetade, samt hur resultatet stod sig i relation till var och en av de övriga.