Kunden är en rikstäckande bransch- och intresseförening inom IT. Mängden frågor på agendan hade, såväl som medlemsföretagens förväntningar, ökat väsentligt under de senaste åren. Föreningen hade utöver styrelseresurser och diverse medlemsnära organ kontrakterat inhyrda kansli-, ekonomi-, informations-, projektledar- och lobbyresurser. Behovet av resurser växte, trots det, snabbare än tillgången. Det fanns ett behov av att se över och utveckla verksamheten på kort och lång sikt. Växtvärken var påtaglig.
En del av utmaningen låg i att etablera en tydlig rollfördelning mellan styrelse, verkställande funktioner och medlemsföretag. Det medförde att frågor kunde hamna mellan stolarna samt att det helt enkelt inte fanns resurser att tillgå för att möta medlemsföretagens behov. En genomsnittlig styrelsemedlem i föreningen är normalt VD i ett lokalt branschföretag, vilket begränsar möjlig resursinsats. Resultatet blev att många frågor löstes enligt brandsläckningsmetoden.
Dessutom fanns en stor utvecklingspotential av föreningens strukturkapital, såsom stadgar, arbetsordningar, rollbeskrivningar, processer, rutiner, projekthantering samt riktlinjer för föreningen med syfte, vision, mål och strategier. Det fanns även juridiska svårigheter till följd av den legala sammansättningen med en förening och ett driftbolag. Mellan dessa fanns oklarheter om vilka frågor som skulle hanteras var; både ur ett praktiskt och juridiskt/skattemässigt perspektiv.
Tillvägagångssätt
Ekan arbetade med en dedikerad grupp i styrelsen, vilken under ett drygt halvår systematiskt gick igenom alla frågor, redde ut problemen och föreslog konkreta förändringar till styrelsen. Det slutgiltiga förslaget var så omfattande att en föreningsårsstämma fattade det slutgiltiga inriktningsbeslutet. I uppdraget ingick även benchmarking med andra rikstäckande branschföreningar och juridisk konsultation.
Resultatet av uppdraget var att föreningens styrning och organisation utvecklades. Idag finns en rågång mellan styrelsehantering och verkställande hantering. En VD-roll skapades, vilken tillsattes kort därefter. Det finns nu resurser och en arbetsorganisation som kan möta medlemmarnas behov och arbeta mer proaktivt. Förening är idag betydligt bättre rustad att hjälpa medlemsföretagen att ta sig an branschens framtidsfrågor.
Exempel på områden som utvecklades:
- Riktlinjerna för verksamheten såsom syfte, vision, mål och strategier.
- Organisationen med nyanställningar, rollfördelning, arbetsbeskrivningar samt avtal med kontrakterade parter.
- Styrande dokument, såsom stadgar, ägardirektiv, bolagsordning, styrelsens arbetsordning, attestreglemente och policys.
- Rutiner och riktlinjer för projekthantering.
- Ansvarsfördelningen mellan föreningens olika juridiska former.