CASE STUDY

Effektiv dokumentation – med fokus på användare och säkerhet

När en verksamhet inom äldreomsorgen i en av Sveriges största kommuner stod inför att införa ett nytt dokumentationssystem, var målen tydliga: att förbättra arbetsflöden, öka rättssäkerheten och samtidigt skapa en användarvänlig lösning för medarbetarna. Med Ekan Management som projektledningspartner genomfördes införandet strukturerat, förankrat – och med hög uppskattning från verksamheten.

The customer

En kommunal aktör med ansvar för äldreomsorg i en av Sveriges största kommuner. Verksamheten omfattar ett stort antal enheter och medarbetare som dagligen dokumenterar insatser, vårdplanering och individstöd i komplexa omsorgsflöden.

The customer's challenge

Införandet av ett nytt dokumentationssystem innebar flera betydande förändringar för verksamheten:

• Behov av att ta fram nya gemensamma processer, rutiner och arbetssätt.
• Krav på en användarvänlig lösning som kan användas effektivt av hela personalgruppen – från undersköterskor till enhetschefer.
• Förväntningar på förbättrad styrning, ledning och uppföljning.
• Höga krav på informationssäkerhet på grund av hantering av stora mängder personuppgifter.

Our solution

Ekan Management bemannade uppdraget med en erfaren projektledare som ansvarade för att driva och koordinera införandet i nära samarbete med kundens interna projektledarstöd.

Projektets upplägg:

• Ledning av intern projektgrupp och styrgrupp, med representation från hela verksamheten – inklusive sjuksköterskor, enhetschefer och undersköterskor.
• Leverantörsdialog och kravuppföljning för att säkerställa att upphandlade funktioner mötte verksamhetens behov.
• Fokus på att säkerställa att lösningen uppfyllde informationssäkerhetskrav i samband med hantering av känsliga personuppgifter.

Arbetssätt och metodik:

• Strukturerad projektmetodik baserad på etablerad kunskap inom förändringsledning.
• Iterativt arbetssätt i flera faser med löpande involvering av verksamhet och nyckelroller.

Results

• Förväntningarna överträffades – Den strukturerade projektledningen och arbetsmetodiken mottogs mycket positivt.
• Stärkt intern kompetens – Involveringen av professionen bidrog till långsiktig kunskapsuppbyggnad och förankring.
• Hög användarupplevelse – Systemet har uppskattats av verksamheten, särskilt av undersköterskor. Superusers har spelat en avgörande roll i utbildningen.
• Ökad rättssäkerhet och minskad sårbarhet – Den nya lösningen är både användarvänlig och robust, vilket har förbättrat både dokumentationskvalitet och trygghet för individen.

“Ekans projektledare har haft en avgörande roll i att hålla ihop ett komplext införande med många involverade. Strukturen, stödet och dialogen har gjort skillnad på riktigt.”
– Projektbeställare, kommunal äldreomsorg

Behöver din verksamhet införa ett nytt dokumentationssystem i äldreomsorgen?
Kontakta oss på Ekan Management – vi hjälper er driva förändring som håller, med fokus på användarvänlighet, kvalitet och säkerhet.