CASE STUDY

Smart bemanningsstrategi och bättre vård i äldreomsorgen

Låt oss berätta om hur vi hjälpte Socialförvaltningen på en av Sveriges största kommuner att utforma en smart bemanningsstrategi för att skapa bättre vård och en bättre arbetsmiljö med befintliga resurser. Med Ekans metodik för tjänstedesign och verksamhetsanalys fick förvaltningen kraft och riktning att organisera, planera och följa upp sin bemanning.

The customer

En större svensk kommun, Socialförvaltningens egna-regiverksamhet inom äldre- och funktionshinder­omsorgen (SÄBO, SIOB och utförare för funktions­nedsättning) – en organisation med schemalagd dygnet-runt-verksamhet och hög andel tim- och vikarietimmar.

The customer's challenge

• Ineffektiva och splittrade arbetssätt för bemanning och schemaläggning.
• Otydlig gränsdragning mellan kärn- och stöd­verksamhet.
• Pressad ekonomi samt risk för kvalitetsbrister och arbets­miljöproblem.
• Behov av ett gemensamt sätt att styra, följa upp och optimera bemannings­kostnaderna inom befintlig budget.

Our solution

Ekan ledde ett involverande och samskapande projekt tillsammans med en intern projektgrupp:

1. Situational Mapping
   – Intervjuer, workshops och process­modellering i Barium.
   – Benchmarking mot tre andra kommuner.
2. Analys & aktörskarta
   – Klustring av samtliga identifierade utmaningar.
   – Ekonomiska och kvalitativa effekter för brukare, medarbetare och verksamhet.
3. Iterativ idé- och designfas
   – Tjänstedesign enligt SKR:s Innovationsguiden.
   – Förslag utvecklades, testades och förfinades med chefer och medarbetare.
4. Konkreta lösnings­förslag
   – Fem förbättringspaket, varav fyra direkt kopplade till kostnads­styrning för bemanning.
   – Målområden och indikatorer för effekt­uppföljning.
5. Rapport & handlings­plan
   – Slutrapport, besluts­presentation och workshop där områdes­chefer tog fram sin egen handlings­plan för implementering.

Results

• Kostnads­kontroll – tydliga nyckeltal och spårbar ekonomi för bemannings­timmar.
• Effektiv process – en gemensam, dokumenterad bemannings­process med rollfördelning och digitalt stöd.
• Bättre arbetsmiljö – jämnare fördelning av schemapass och färre ad-hoc-lösningar.
• Ökad kvalitet för brukarna – rätt kompetens på plats när den behövs.
• Handlingsklar roadmap – organisationen har en konkret plan och mätbara mål för fortsatt utveckling.

“Det involverande arbetssättet gav ägarskap redan från dag ett. Våra chefer och medarbetare ser nu bemanningen som ett gemensamt styrverktyg i stället för ett problem.”
— Projektbeställare, Socialförvaltningen

Vill du också optimera bemanningen i din schemaverksamhet?
Kontakta Ekan för ett förutsättningslöst samtal om hur vi kan hjälpa dig att spara pengar, frigöra tid och höja kvaliteten – samtidigt.