CASE STUDY
Strategisk lokalplanering med minskande elevunderlag
Med sjunkande barnafödande och lägre träffsäkerhet i demografiska prognoser blir varje kvadratmeter förskola och skola en strategisk fråga. Med stöd från Ekan Management tog vår kund ett helhetsgrepp kring lokalresurser, demografisk utveckling och beslutsstöd. Resultatet: säkrare lokalplanering, effektivare användning, säkrare planering och en robust, automatiserad analysmodell för framtiden.
The customer
En kommun med ett omfattande bestånd av skol- och förskolelokaler stod inför utmaningen att anpassa verksamheten till ett kraftigt minskat barn- och elevunderlag. Förvaltningen ansvarar för utbildning, kultur och fritid – och efterfrågade en modell för strategisk lokalplanering för bästa nyttjande i ljuset av aktuella befolkningsprognoser.
The customer's challenge
- Krympande elevunderlag – svår balans mellan kapacitet och faktisk efterfrågan.
- Osäkra planeringsförutsättningar – SCB:s nationella befolkningsprognoser missar utvecklingen.
- Investeringstryck – äldre lokaler med behov av renovering och anpassning.
- Omodern beräkningsmodell – komplex Excelbaserad lösning med stort personberoende och låg spårbarhet.
Our solution
- Oberoende lokalresursanalys
- Intervjuer med nyckelpersoner, analys av styrande dokument, befolkningsprognoser och fastighetsdata.
- Simuleringar av kapacitetsutnyttjande för att identifiera möjliga åtgärder och samordningsvinster.
- Benchmarking och scenarier
- Jämförelse med tre andra kommuner för att få inblick i alternativa sätt att möta samma utmaning.
- Utvärdering av effekter – ekonomiskt, kvalitativt och organisatoriskt – för olika handlingsvägar.
- Utveckling av en ny beräkningsmodell
- En förenklad, automatiserad och kvalitetssäkrad modell för att hantera befolkningsdata och lokalutnyttjande.
- Tydlig struktur och standardiserad output möjliggör användning av flera personer utan förkunskapskrav.
- Förankring och samskapande
- Iterativt arbete i nära samverkan med tjänstepersoner, styrgrupp och berörda enheter.
- Löpande dialog och presentationer för nämnd och kommunledning.
Results
- Beslutsstöd på riktigt – en oberoende rapport med tydliga rekommendationer kring samordning, effektivisering och prioriterade investeringar.
- Optimerat lokalutnyttjande – konkret grund för att anpassa strukturen till framtidens behov.
- Reducerat personberoende – en modell som är tillgänglig, robust och pedagogisk för fler användare.
- Minskad tidsåtgång – hanteringstiden för simuleringar och analyser har minskat markant.
- Stärkt kontroll – kommunen har nu ett kraftfullt verktyg för långsiktig planering i en demografiskt osäker tid.
“Med Ekans hjälp har vi skapat ett analysunderlag vi kan lita på – och en modell som fungerar även när personal byts ut. Det är ovärderligt i vårt arbete framåt.”
– Beställare inom kommunens utbildningssektor
Vill du rusta din kommun för en ny verklighet?
Ta kontakt med Ekan Management – vi hjälper er att framtidssäkra lokalstruktur, skapa bättre beslutsstöd och bygga motståndskraft i en tid av demografisk omställning.