Förlorar pengar sitt värde efter nyår?
De senaste veckorna har jag haft förmånen att prata om budgetens historia, dess myter, nytta för affären, ansvar för verksamhet, metoder för beslutsfattande och resursallokering samt prognoser och målstyrning. I dessa möten, oavsett bransch, framstår en bild av framtiden, som förutsägbart osäker, vilken inte stämmer överens med den chimär av säkerhet som en budget försöker frambringa. Lika säkert som att det kommer regna någon gång efter regndansen, framstår budgetprocessen som ett säkert tecken på verksamhet, även om verksamheten allt som oftast bara är ”business as usual”. Bland höstens möten, fulla av anekdoter, har jag tre reflektioner.
Den första handlar om när vi på Ekan i början av november fick erbjudandet ”betala nu för nästa års reklam” med argumentet” om vi hade budget kvar skulle budgeten för marknadsföring nästa år inte minskas”. Det vill säga om vi köpte nu och de levererade senare gjorde vi bägge en god affär. Vi nappade inte, eftersom vi inte såg det som en god affär att fatta detta icke-värdeskapande beslut långt innan beslutet var moget att fattas och mot bakgrund av den vaga beslutsinformation vi hade för handen. Av samma anledning kan det vara direkt oklokt att låsa in pengarna i på förhand uppskattade aktiviteter allt för långt innan beslut är moget att tas, vilket är precis det en årsbudget innebär.
Beror små avvikelser mot plan på att vi förutsåg det oförutsägbara…?
Den andra reflektionen handlar om budgetchefen som menade ”budgeten är inget problem, eftersom de knappt finns några avvikelser alls att prata om”. Att verksamhetens ansvariga bränner alla pengar de har i december är lika känt som att säljare gärna håller inne på beställningar till nästa år om deras bonusmål är uppnådda och överskott kan flyttas fram till nästa ”belöningsperiod”. Ofta handlar det om att köpare vill lämna pengar till en säljare långt innan eller efter den egentliga transaktionen för att bevisa hur bra de är på att planera (budgetera) sin verksamhet. Dessutom är det jobbigt att förklara avvikelser mot budget, vilket ytterligare skapar incitament att manipulera boksluten runt årsskiften.
Att hålla budgeten – är det ett bevis på en god prestation…?
Den tredje anekdoten kommer från mötet med verksamheten vars affärsidé är ”att rädda världen”. De identifierade följande dilemma. OM ansvarig för en verksamhet förbrukar alla resurser den tilldelats är det ett bevis på god planering. OM den ansvarige prognostiserar motsvarande verksamhetsvolym plus lite mer (alla vill ju se tillväxt) finns god chans att detta går igenom eftersom föregående prognos var god. OM resurser tilldelas och förbrukas förstärks synen på den ansvarige som ytterst kompetent, vilket ökar sannolikheten för att den ansvarige även nästkommande år tilldelas de resurser som prognostiseras, och så vidare i en eskalerande takt. Incitamenten för besparingar är obefintliga och leder inte till värdeskapande i en situation där affären ”att rädda världen” kräver mer än någonsin.
Möjlighet att läsa mer om dessa anekdoter och några av lösningarna för mer dynamisk styrning publiceras i min bok (Liber förlag) om ett år. Se det åtminstone som en prognos, och mitt mål om jag bara har resurser att få det gjort.