Nytt IT-system utan verksamhetsutveckling – som att dansa utan musik!
Visst går det att dansa utan musik, och visst går det att införa ett IT-system utan att utveckla organisationens arbetssätt och processer. Men ärligt talat, visst är det ändå väldigt mycket roligare att dansa när vi har musik?
På Kvalitetsmässan i Göteborg förra veckan hörde jag många som berättade att de planerade, eller var mitt uppe i, ett införande av olika systemlösningar. Det ser jag som något positivt, jag tror att många organisationer kan utveckla och effektivisera sin verksamhet med stöd av IT. Alla myndigheter i Sverige ska också bli mer digitaliserade genom utveckling av e-tjänster och e-förvaltning. Vi förväntar oss exempelvis idag att kunna ansöka om förskoleplats och bygglov via smidiga digitala e-tjänster.
Vidare talade många om att systeminförandet hade inneburit en möjlighet att utveckla och anpassa organisationens arbetssätt och processer. Det jag slogs av var däremot hur många som valde att beskriva sina digitaliseringsutmaningar utifrån ett systemperspektiv. ”Vi håller på att upphandla ett nytt beslutsstödsystem, vi överväger att köpa ett nytt HR-system, …”. Köpet av IT-system var i fokus och verksamhetens behov fick en undanskymd plats. För mig är systemet ett verktyg och hjälpmedel som verksamheten använder för att nå sina mål och fullgöra sitt uppdrag. Då måste vi också tydligare fokusera på hur vi kopplar ihop verksamhetens mål och uppdrag till upphandlingar av IT-system.
Jag vet, att ni vet, att jag vet… att de flesta naturligtvis förstår att ett systeminförande innebär en gyllene möjlighet till att utveckla arbetssätt och verksamhetens processer. Åtminstone i teorin. I praktiken blir det tyvärr oftast ändå själva systemupphandlingen som kommer i första hand medan orsaken till varför det nya IT-systemet egentligen ska införas tappas bort längs vägen. Konsekvenserna känner ni redan till. Verksamheten tvingas i efterhand anpassa sig till IT-systemet och potentiella förbättringar går förlorade
Jag är övertygad om att vi dansar bättre om vi har musik. Jag är också övertygad om att vi kommer längst och skapar mest värde om vi utgår ifrån verksamhetens uppdrag och mål och väljer våra IT-system efter dessa. Så nästa gång vi talar om digitaliseringens utmaningar, låt oss fokusera på verksamhetens behov och mål och hur ett nytt IT-system kan hjälpa oss att bidra till att nå målen och möta verksamhetens behov.