KUNDCASE
Digital informationshantering som möter framtidens krav
Kommuners informationshantering behöver utvecklas i takt med att krav och förväntningar på snabb, transparent och tillgänglig service ökar. En av Sveriges största kommuner tog hjälp av Ekan Management för att framtidssäkra sina arbetssätt, minska kostnader och uppnå högre kvalitet – med digitalisering som drivkraft.
Kunden
Kunden är en av Sveriges största kommuner, med en komplex organisation bestående av både förvaltningar och kommunala bolag. Kommunen möter dagligen höga förväntningar från invånare, politiker och medarbetare – och har ett stort behov av en modern, säker och enhetlig hantering av information.
Kundens utmaning
Kommunen stod inför flera samtidiga utmaningar:
- Ökade krav på service och tillgänglighet från invånare i en digital tid.
- Brister i samordning och överskådlighet inom informationshanteringen – flera system, parallella arbetssätt och låg standardisering.
- Resursbrist – behovet av att effektivisera med stöd av digitalisering och automation var akut.
- Höjd hotbild – informationssäkerhet och skydd mot cyberattacker hade blivit centrala frågor.
Sammantaget fanns ett tydligt behov av att framtidssäkra både teknik, processer och arbetssätt kopplade till kommunens informationsflöden.
Vår lösning
Ekan Management upphandlades i två faser:
- Inventering och modellframtagning
- Genom nära dialog med förvaltningar och bolag identifierade vi verksamhetens verkliga behov ur tre perspektiv: invånare, politiker och medarbetare.
- Vi tog fram en informationshanteringsmodell som täckte hela livscykeln – från registrering och ärendehantering till arkivering och borttagning.
- Modellen utgjorde sedan grunden för att skapa ett homogent och behovsbaserat arbetssätt.
- Kravställning och upphandling av nytt system
- Ekan bistod i kravställningen av ett nytt dokument- och ärendehanteringssystem.
- Vi ledde upphandlingsprocessen med fokus på att välja ett system som stöttar digitalisering, effektivitet och säkerhet.
Resultat
- Ökad digitalisering – kommunens processer har fått bättre digitalt stöd med högre kvalitet och tillgänglighet.
- Minskad administration – färre manuella moment och bättre informationsflöden sparar tid och resurser.
- Högre transparens – invånare, politiker och tjänstepersoner får enklare tillgång till rätt information när det är relevant.
- Effektivare helhet – samordning och standardisering har gjort kommunens informationshantering betydligt mer kostnadseffektiv.
“Med Ekan fick vi inte bara ett nytt system – vi fick en hållbar struktur för informationshantering i hela organisationen. Det är grunden för vår digitala transformation.”
– Projektägare, storstadskommun
Vill du effektivisera informationshanteringen i din organisation?
Vi på Ekan Management hjälper dig med analys, förändring och upphandling – oavsett om du står inför första steget eller vill skala upp digitaliseringen.