AB Bostäder i Borås har vässat sin verksamhet
AB Bostäder i Borås startade 2006 ett arbete med att ersätta sitt fastighetssystem som man använt i 15 år. Bakgrunden till bytet var att systemet inte gav det stöd åt verksamheten som behövdes. Företaget efterfrågade ett nytt systemstöd i kombination med nya arbetssätt.
-Vi hade ett behov av att få ett bättre systemstöd i våra processer för en ökad kundnytta samt ökad intern effektivitet och färre manuella rutiner. Dessutom hade vi svårt att få en samlad bild över informationen vi behövde. Ekan fick uppdraget att projektleda arbetet med att upphandla och införa ett nytt fastighetssystem samt utveckla effektivare arbetssätt, säger Klas Johansson, IT-chef och intern projektledare.
Kundportal för bättre service till nya kunder och befintliga hyresgäster
Ett resultat av förändringsarbetet som genomfördes var införandet av en webbtjänst för uthyrning och felanmälan.
-Nu kan våra hyresgäster uträtta ärenden, till exempel göra felanmälningar och hitta information om kontrakt eller ekonomisk status när helst det passar oberoende av några telefontider eller liknande, berättar Madeleine Carlsson, arbetsledare Bobutik, och fortsätter:
-Utan att vi har marknadsfört uthyrningstjänsten är det många nya kunder som använder den, sannolikt för att det är ett enkelt sätt att söka lägenhet. Innan vi lanserade tjänsten befarade vi att vi inte skulle nå alla kunder men det har visat sig att de allra flesta tycker att tjänsten fungerar riktigt bra. Förutom att vi erbjuder kunderna våra tjänster på nya sätt har vi också effektiviserat de interna processerna. Information som efterfrågas har blivit lättåtkomlig i systemet.
-Tidigare var informationen spridd i olika källor, bland annat i pärmar och i huvudet på oss. Förändringen innebär också att vi fått mycket mindre hantering av brev, mycket av informationen kan hanteras via e-post vilket innebär lägre kostnader samt ett mer miljövänligt alternativ. Bland annat är hanteringen av studentlägenheter helt automatiserad från att en student registrerar sig som intresserad av en lägenhet till det elektroniska kontraktet på en studentlägenhet.
Mobilitet ger nöjda kunder och intern effektivitet
Processen för hantering av arbetsordrar sågs över vilket resulterade i att samtlig personal på fältet började arbeta på nytt sätt med mobilt stöd.
Reparatören Christer Pettersson berättar hur mobiliteten har förändrat hans vardag:
-Genom att arbeta med arbetsordrar i mobiltelefonen kan arbetsdagen planeras bättre. Jag får ut arbetsordrarna direkt i telefonen, informationen uppdateras löpande vilket innebär att man inte behöver åka så mycket fram och tillbaka mellan kontoret och hyresgästerna utan att man kan planera sina arbeten på ett effektivt sätt. Arbetet med arbetsordrar i telefonen kom igång snabbt och alla oberoende av förkunskaper hade lätt för att lära sig det nya mobila arbetssättet.
Att mobiliteten har fått positiva effekter märks även på kontoret. Driftadministratören Anne Gabrielsson berättar:
-Vi har redan fått positiv respons från hyresgästerna. Tidigare kunde det ta 2-3 veckor innan en arbetsorder åtgärdades. Nu åtgärdas det mesta samma dag!
Kundundersökningen visade också tydligt att kundnöjdheten stigit tack vare de nya arbetssätten med mobilt stöd. Nästa steg för AB Bostäder i Borås är att knyta leverantörerna närmare sig genom att dra igång en Entreprenörswebb. Tanken är att AB Bostäder i Borås publicerar beställningar på webben som entreprenörerna kan kvittera och också återrapportera efter utfört arbete.
Samlad och lättillgänglig information
Informationen är mer samlad och lättillgänglig än tidigare. Nu när mycket utav nya arbetssätt etablerats i verksamheten står man inför nya utmaningar. Bland annat siktar AB Bostäder i Borås på att utveckla sättet att följa upp verksamheten.
-Ribban höjs hela tiden, när man ser hur mycket som är möjligt att göra blir man sporrad att tänka vidare och utveckla arbetssätt och system ytterligare, säger Madeleine Carlsson.
Läs mer om hur Ni kan vässa er verksamhet här.